Wenn wir uns in einem Präsenzmeeting treffen, gelten für alle Anwesenden die gleichen Regeln. Genauso ist es in einem reinen online Meeting. Wenn alle Kameras eingeschaltet sind, sind alle gleich präsent und können sich grundsätzlich auch alle gleichermaßen beteiligen.

In einem hybriden Meeting gelten andere Voraussetzungen und Regeln für die Kommunikation.

Zunächst einmal sollten die technischen Voraussetzungen gegeben sein. Am besten funktioniert ein Videokonferenzsystem mit großen Monitoren und einer Kamera mit Lautsprecherverfolgung und Zoom, die immer genau die Person im Raum zeigt, die gerade spricht. So kann man den Sprechenden für alle Anwesenden gut sichtbar und hörbar machen.

Alle Personen, die virtuell zugeschaltet sind, werden zusätzlich auf einem großen Monitor eingeblendet und sind damit die ganze Zeit über sichtbar.

Selbstverständlich sollte es dabei sein, dass sich die virtuellen TeilnehmerInnen ihrerseits um ein gutes Erscheinungsbild und eine gute online Präsenz kümmern.

Das bedeutet: Blick in die Kameralinse auf Augenhöhe, aufrechte Sitzposition, gut ausgeleuchtetes Gesicht, neutraler Hintergrund und ein gutes Mikrofon. 

Damit die Kommunikation im hybriden Meeting funktioniert, braucht es auf jeden Fall eine Gesprächsleitung bzw. einen Moderator oder eine Moderatorin.

Dies sollte es ohnehin in jedem Meeting geben, aber in hybriden Formaten ist es ein absolutes Muss!

Diese Person strukturiert die Kommunikation und ist sozusagen Vermittler zwischen beiden Welten. Ihre Aufgabe ist es, dass alle Stimmen im Meeting gehört werden. Eine Möglichkeit wäre es, den remote zugeschalteten Teilnehmenden generell bei Fragestellungen den Vorrang zu geben. Dadurch ist ihr Input auf jeden Fall sichergestellt.

Vor dem Meeting sollte zunächst klar sein, wer - wie daran teilnimmt und in welcher Funktion.

Sind die Teilnehmenden Zuhörer, wie bei einer Veranstaltung, einem Vortrag, oder sollen sie sich selbst einbringen?

Wenn ja, wie können sie das tun?

Bei einer großen Teilnehmerzahl empfiehlt sich zusätzlich einen Co- Moderator oder eine Co- Moderatorin zur Unterstützung mit ins Boot zu nehmen.

Der Co- Moderierende vor Ort betreut den Chat, nimmt dort alle Fragen an und leitet sie an die Gesprächsleitung weiter.

Die gemeinsame inhaltliche Zusammenarbeit, zum Beispiel am White Board, sollte unbedingt online durchgeführt werden. Auch von den Personen am Rechner vor Ort.

Denn dann haben alle die gleichen Möglichkeiten und keiner ist abgehängt. Auch Abstimmungen können so gemeinsam digital durchgeführt werden. Es gibt mittlerweile viele praktische online Tools, die Spaß machen und einfach sind.

Es bleibt dann noch das Thema Diskussion in einem hybriden Format.

Wenn in diesem Format miteinander diskutiert werden soll, ist es die Aufgabe des Moderierenden, das Rederecht zuzuteilen und darauf zu achten, dass alle gleichermaßen eine Stimme haben.

Aber Achtung!

Introvertierte Menschen fühlen sich oft sehr wohl, wenn sie nur virtuell zugeschaltet sind, weil dies einen geschützten Raum bietet.

Manche beteiligen sich dann vielleicht gar nicht an einer Diskussion. Deshalb sollten die zurückhaltenden Personen aktiv in die Diskussion eingebunden werden und ggf. sogar eine eigene Rolle bekommen. Sie könnten beispielsweise eine kurze Präsentation beisteuern oder am Ende das Wichtigste aus dem Meeting zusammenfassen.

Extorvertierte Menschen wiederum brauchen als online TeilnehmerInnen die Einbindung in Formate, die den Austausch fördern. Wie zum Beispiel Breakout Sessions oder eine virtuelle Kaffeeküche. Diese kommunikativen Räume sollten für sie eingerichtet werden.

Wenn diese Grundsätze beachtet werden, steht der erfolgreichen Zusammenarbeit in einem hybriden Meeting nichts mehr im Wege!