Online Meetings zielorientiert moderieren!

Mal ehrlich, wie häufig beschäftigen Sie sich in einem Online Meeting mit Nebentätigkeiten? Einfach nur, weil es ausschweifende Diskussionen gibt, zu wenig Struktur und keine straffe Moderation?

Ob ein Meeting effizient ist, und die Arbeitszeit aller Teilnehmer wirklich gut genutzt wird, hängt vor allem vom Moderator ab! Denn: Moderation ist strukturierte Kommunikation und die will gelernt sein.

Am Anfang steht das Ziel! Wenn der Moderator sich im Vorfeld keine Gedanken über das Ziel gemacht hat, welches er mit einem Meeting erreichen möchte, wird folglich auch keins erreicht.

Denn wie Lao-Tse bereits gesagt hat: „Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg.“

Das ist eigentlich ganz einfach und wird doch oft vergessen.

Der Moderator sollte zu Beginn des Meetings das Ziel und seine Erwartungen an die Teilnehmer nennen. Anschließend ist es wichtig, die Kommunikationsregeln im Meeting zu erläutern. Dürfen während einer Präsentation beispielsweise Fragen gestellt werden? Wenn ja, wie? Im Chat oder per digitalem Handzeichen?

Welche weiteren Interaktionen finden statt? Wie werden diese Interaktionen ausgeführt? Welche Regeln gelten jeweils hierfür? Das schafft Klarheit und ermöglicht allen Teilnehmern eine Beteiligung.

Eine weitere wichtige Aufgabe des Moderators ist ein gutes Zeitmanagement. Daher sollten Diskussionen in Online Meetings, spätestens ab einer Teilnehmerzahl von 4- 5 Personen, nur geordnet stattfinden. Nur so kann der Moderator ein Durcheinandersprechen oder zu lange Wortbeiträge einzelner Teilnehmer verhindern. Es gibt viele Möglichkeiten, die Redezeit zu begrenzen oder gezielt zuzuteilen. Über den Chat lassen sich Statements oder andere Diskussionsbeiträge der Teilnehmer sammeln, auf die der Moderator anschließend gezielt eingehen kann. Wird vor einem Meeting die Begrenzung der Redezeit angekündigt, ist die Akzeptanz größer, wenn der Moderator unterbricht und zum Ausgangspunkt zurückführt. Er sollte zu jedem Zeitpunkt des Meetings transparent kommunizieren, welche Konsequenzen das Überschreiten der Zeit hat.

Ggf. muss ein neues Meeting angesetzt werden, wenn die einkalkulierte Zeit für einen Agenda Punkt deutlich überschritten wurde und dadurch nicht alle Themen behandelt werden konnten.  

Letztlich ist es natürlich auch entscheidend, wie der Moderator mit den unterschiedlichen Verhaltensweisen einzelner Teilnehmer umzugehen vermag.

Lässt er beispielsweise zu, dass ein Vielredner die anderen Teilnehmer über Gebühr langweilt oder verärgert? Regt er schüchterne Teilnehmer zum Mitmachen an und lockt sie aus der Reserve?

Kann der Moderator sachlich in einem Streit vermitteln, ohne sich auf eine Seite ziehen zu lassen oder das Meeting durch einen Konflikt dominieren zu lassen? Lässt er sich vom „schlauen Fuchs“ in die Ecke oder in Argumentationsschleifen drängen? Wie pariert er auf Killerphrasen?

Die Aufgaben eines Moderators bzw. Gesprächsleiters sind vielschichtig und der Erfolg eines Meetings hängt maßgeblich von einer guten Moderation ab.

Deshalb lohnt es sich, sich gut auf diese wichtige Aufgabe vorzubereiten!